CARADEME - Guide pour la réalisation de campagnes de caractérisation des DMA

Conseils pour la rédaction d'un AO pour une campagne
de caractérisation locales des déchets ménagers

Objectif de l’appel d’offres (AO) :

Sélectionner un bureau d’étude (BE) pour intervenir dans une campagne locale de caractérisation

Plan de la rubrique :

:: Préparer la rédaction de l'appel d'offres

:: Rédiger l'appel d'offres

:: Prévoir le budget nécessaire à la campagne


Rédiger l'appel d'offres


Choisir le format de l’appel d’offres

Il peut être possible d’envisager un marché à bon de commande avec des prix unitaires permettant dans un second temps, si besoin, de compléter la campagne de caractérisation pour affiner les résultats.

Par exemple, la collectivité peut viser l’obtention d’une composition moyenne avec un intervalle de confiance sur la moyenne de +/-5% sur la catégorie « déchets putrescibles » en imposant la caractérisation de 10 échantillons d’OMr.

S’il s’avère que l’intervalle de confiance obtenu est de+/- 10%, la collectivité peut décider de commander une prestation complémentaire, prévue dans l’appel d’offres initial, au BE avec la caractérisation par exemple de 5 autres échantillons.

 

Que faut-il intégrer dans le cahier des charges ?

  • Une présentation générale de la collectivité lançant l’appel d’offres : une campagne de caractérisation des déchets doit être construite en fonction du contexte local. Donner les principaux éléments de contexte peut permettre aux BE de répondre de manière plus pertinente
  • Les objectifs de la campagne : il est essentiel de préciser quels sont le(s) objectif(s) de la campagne de caractérisation. De ces objectifs dépend toute l’organisation et la mise en œuvre de la campagne ; ils doivent donc apparaitre très clairement
  • La définition des rôles : les missions relevant du BE doivent être clairement spécifiées. La collectivité doit indiquer clairement ce qu’elle attend du BE, dans quelles étapes il doit intervenir, quels seront les types de résultats à fournir
  • Les spécifications techniques : il s’agit d’indiquer les points techniques et méthodologiques qui sont attendus. Cela peut se traduire par exemple par l’imposition de l’utilisation d’une norme (d’échantillonnage et/ou de tri) ou d’une méthode de caractérisation (dans le cas où la méthodologie est fixée par la collectivité)
  • Les particularités organisationnelles : vous pouvez préciser les délais si besoin ou le calendrier prévu si celui-ci est déjà connu.
    Point clé : Prévoir une bonne cohérence entre les moyens financiers que prévoit d’allouer la collectivité pour la réalisation de la campagne de caractérisation et les objectifs techniques visés dans le cahier des charges. En fonction de la procédure de marchés publics utilisée, il peut vous être possible d’indiquer une fourchette de prix ou bien d’échanger avec les bureaux d’études dans la phase de négociation. Pour avoir des offres financièrement acceptables, techniquement pertinentes et permettant de répondre aux objectifs, il faut que la collectivité ait bien analysé ses besoins et puisse assurer la cohérence entre budget / objectifs / procédure de marché.

Remarques :

- Dans la mesure du possible, il est préférable de proposer un cahier des charges fonctionnel (spécification des besoins) plutôt qu’un cahier des charges de spécifications techniques (description d’une solution a priori).

- Dans le cas où le bureau d’étude est recherché pour accompagner la collectivité dans toute la démarche (concevoir et réaliser la campagne), il faut veiller à ne pas imposer trop de contraintes méthodologiques dans le cahier des charges. En effet, les propositions risquent d’être trop bornées par ces contraintes empêchant ainsi le bureau d’étude de proposer des solutions « originales » non prévues dans le cahier des charges.

- Dans le cas où le bureau d’étude est recherché pour réaliser uniquement les opérations de terrain selon une méthodologie fixée par la collectivité, le cahier des charges doit, au contraire, définir précisément la méthode imposée.


Les variantes

La collectivité a le choix d’accepter ou non les variantes. Donner la possibilité aux bureaux d’étude de proposer des variantes peut permettre de prendre en compte des méthodes ou des solutions qui n’avaient pas été envisagées par la collectivité mais qui répondraient mieux aux besoins que la proposition de base. Par contre, il peut être plus difficile de juger les propositions reçues.

Bordereau de prix

Il est conseillé de demander une décomposition des prix selon les différents postes (préparation de la campagne, échantillonnage, caractérisation, exploitation des résultats, réunions, etc.) et de faire indiquer les prix unitaires, la durée ainsi que le nombre de personnes (et type d’intervenants) affectées à chaque mission. Ces informations permettront d’appréhender, sous un autre angle que celui de la description de la méthode, les moyens mis en œuvre par le bureau d’étude pour la réalisation des différentes tâches. Un coût particulièrement bas peut cacher des moyens insuffisants pour atteindre les objectifs avec toute la rigueur nécessaire. Attention aux mauvaises économies !

Méthodologie d’analyse des offres et critères de sélection

Plusieurs types de critères peuvent entrer en compte lors de l’analyse des offres. Certains points de vigilance sont signalés dans le tableau ci-dessous.

Type de critère Point de vigilance
Qualité technique S’assurer qu’il y a des personnes dans le comité de pilotage ayant les compétences techniques permettant de juger techniquement la proposition. Le cas échéant, ne pas hésiter à faire appel à des compétences extérieures en contactant par exemple l’ADEME ou en demandant l’avis à un AMO.
Moyens mis à disposition par le BE Vérifier la bonne adéquation des moyens humains et matériels mis à disposition par le BE par rapport à l’objectif de la campagne de caractérisation. Il est possible de s’aider en utilisant le guide de caractérisation où le matériel et le personnel nécessaire aux principales opérations de caractérisation sont précisés.
Références Il est possible de se renseigner auprès des autres collectivités citées dans les références pour avoir un retour sur les missions antérieures réalisées par le BE.
Prix Il est conseillé que le prix ne soit pas le critère prépondérant dans l’analyse des offres.
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